Studierea tipologiei si a cazuisticii comportamentului secretariatelor 

    Studierea tipologiei si a cazuisticii comportamentului secretarilor numai prin observatie directa nu este suficienta. Este necesara si utilizarea unor metode stiintifice de observare, fotografiere si cronometrare repetata a lucrarilor, a reactiilor la diversi stimuli, a capacitatii de depasire a dificultatilor. Pe aceasta baza este necesar sa se constate existenta (sau lipsa) unor calitati ca: stapanirea de sine, autocontrolul, capacitatea de raspuns si operativitatea in executarea sarcinilor profesionale.Prin asemenea procedee este posibila modelarea unui comportament care sa asigure o perfecta colaborare in cadrul echipei conducere - secretariat, ca subsistem in cadrul sistemului general al activitatii economico-sociale din unitatea respectiva.

    Este evident faptul ca se impune un comportament diferentiat in relatiile permanente fata de cele accidentale sau periodice. Este caracteristic pentru contactele care se desfasoara accidental sa se discearna frecventa lor (unele

pot fi chiar unicat). in acest caz, secretariatul trebuie sa actioneze rapid, sa perceapa operativ esentialul dintr-o anumita tranzactie, sa traga unele concluzii specifice care sa fie utilizate ulterior.

    Daca comportamentul secretarului nu este corespunzator intrebarile interlocutorului vor fi percepute eronat, astfel incat se ajunge, pe de o parte la indepartarea acestuia si, pe de alta parte, la discordante sau stari conflictuale. Asemenea relatii trebuie dublate de amabilitate, dar si de fermitate, urmarindu-se, in primul rand, buna functionare a unitatii. Fermitatea este necesara in cazul persoanelor foarte insistente, care doresc sa patrunda la sef cu orice pret, chiar daca acesta este foarte ocupat cu rezolvarea unor lucrari care nu suporta intarziere.

    Tinuta si aspectul vestimentar

        Notiuni despre tinuta fizica in ceea ce priveste tinuta fizica, desi aceasta face parte din patrimoniul intim al fiecarei persoane, se pot'exprima unele uzante care sa faciliteze o buna impresie.

    O prima recomandare se refera la tinuta in timpul mersului. Este necesar ca pozitia corpului sa fie dreapta, degajata, bratele sa balanseze armonios, pasii potriviti, o pozitie naturala a umerilor (nici adusi in fata, dar nici trasi inapoi in mod ostentativ).

    Desigur ca prima impresie pe care o persoana o face depinde, in primul rand, de aspectul exterior.

    Notiuni despre armonia in imbracaminte si aspectul vestimentar

    Ca regula generala se poate afirma ca imbracamintea unui om trebuie sa fie frumoasa, bine confectionata, comoda, trainica si sa corespunda destinatiei pe care o are. Ne putem pune intrebarea daca este bine sau nu sa avem o tinuta in concordanta cu ultimele cerinte ale modei. Important este sa nu recurgem la elemente de excentricitate.

in ultimii ani, materialul de lucru al unui secretar a evoluat spectaculos. Astazi, indiferent de talia firmei, un secretar se confrunta in activitatea sa zilnica cu birotica si noile instrumente de comunicare profesionale, dar deloc de neglijat este si aspectul vestimentar in comunicarea pe care o realizeaza un secretar, indiferent de sexul caruia ii apartine. Adidasii sau bocancii sunt interzisi, de asemenea, crapatura uriej rochii nu este proportionala cu cresterea consideratiei.

    Tinuta trebuie sa fie in concordanta cu imprejurarile. De exemplu, purtarea unui taior, potrivita in ziua unei adunari generale va crea o buna impresie.

    Hainele excentrice nu fac o impresie buna. Se mai intalnesc totusi persoane care, pierzand simtul masurii, socotesc ca frumosul consta intr-o pieptanatura sofisticata sau intr-o rochie excentrica. Nu este insa indicata nici caderea in cealalta extrema. Este neplacut sa vezi o persoana imbracata neglijent si pieptanata urat. Dimpotriva, o persoana imbracata cu gust si dupa moda, cu o imbracaminte care se potriveste si specificului muncii este placuta la vedere.

    Se considera uneori, in mod gresit, ca pentru a fi bine imbracat este suficient sa dispui de sume mari de bani, ceea ce nu este adevarat. Impresia pe care o produce imbracamintea depinde de priceperea persoanei care o poarta de a-si alege modelele, de calitatea si culoarea tesaturii si a garniturii. Este foarte important ca toate acestea sa fie corelate cu infatisarea, varsta si tinuta persoanei.

    Este cunoscut faptul ca nu orice culori asezate alaturi, la intamplare,

au un aspect de compatibilitate estetica. Este deci necesar sa cunoastem culorile si nuantele care se armonizeaza si care, dimpotriva, dau un aspect strident. Poate exista armonie intre culori inrudite si intre culori contrastante, de tranzitie.

    Criteriile care stau la baza alegerii culorilor sunt multiple si complexe. Nu este suficient sa se tina cont numai de tinuta persoanei, ci si de culoarea parului, a ochilor si a pielii. Sunt importante, de asemenea, starea mediului inconjurator, anotimpul, starea vremii, perioada din zi etc. Desigur ca, in timpul verii, intr-o zi cu soare puternic, o rochie neagra sau de alta culoare foarte inchisa nu va fi potrivita, tot asa cum intr-o seara rece de iarna, nu este recomandabila o rochie de vara dintr-o tesatura cu imprimeuri.

    Este cunoscut faptul ca forma si marimea unui obiect pot fi modificate aparent cu ajutorul culorilor: culorile deschise si calde determina o crestere a dimensiunilor unui obiect, iar culorile inchise si reci le micsoreaza. De aceea, cu ajutorul culorii se poate sublinia sau atenua un anumit element al tinutei.

    De asemenea, dispunerea liniilor texturii pe' orizontala sau pe verticala trebuie armonizata cu talia persoanei in cauza.

    Coafura, machiajul, manichiura

    Grija fata de propria persoana se traduce mai ales prin coafura, machiaj si aspectul mainilor si de aceea nu suporta neglijenta Parul nu trebuie sa acopere fata. Palaria nu mai este la moda, dar poate fi inlocuita cu o tunsoare potrivita si un par intotdeauna curat. Machiajul prea accentuat, in cazul secretarelor, va crea o impresie proasta. Inutil de precizat ca mainile si unghiile trebuie sa fie ingrijite. Secretara trebuie sa aiba in sertarul biroului sau o mica trusa de cusut si o pereche de ciorapi noi, in cazul in care trebuie sa-i inlocuiasca pe cei rupti.

    Parfumul, daca este prea tare, poate deranja anturajul. Numeroase marci propun doua forme: parfum si apa de toaleta. Aceasta din urma este mai discreta.

    Pot fi facute si alte recomandari cu privire la asigurarea unei tinute exemplare: alegerea accesoriilor, alegerea incaltamintei, a posetei etc. 

    Se considera ca aspectul exterior al unei persoane incadrate in sistemul secretariatelor trebuie sa fie generat, in esenta, de urmatoarele caracteristici: bun gust, curatenie, ordine, decenta si lipsa de ostentatie. Un aspect exterior care vizeaza chiciul nu face o impresie buna nici uneia dintre persoanele care ne inconjoara (colegi de munca, solicitanti externi etc.) Extravagantele modei ca dimensiuni, modele si culori sunt contraindicate in munca de secretariat.

    Comportarea la locul de munca presupune o buna cunoastere a unor uzante protocolare. 

    Cea mai simpla manifestare de politete este SALUTUL. Daca persoanele se intalnesc de mai multe ori in cursul unei zile se saluta o singura data. Daca insa s-au intalnit in afara institutiei si se reintalnesc din nou in cadrul acesteia, salutul se repeta.

    Se pune o prima intrebare: cine saluta mai intai ? Obiceiurile statornicite ne arata ca intotdeauna va fi salutata persoana careia i se cuvine o deferenta mai mare. Astfel tanarul il va saluta pe varstnic, barbatul va saluta femeia, cel cu o functie mai mica il va saluta pe cel cu o functie mai mare etc. Sunt insa posibile si cazuri cand aceste conditii devin contradictorii; astfel, de exemplu, cand o femeie tanara are o functie mai mica va fi salutata de un barbat.chiar daca acesta are o functie mai mare.

    Pentru reglementarea acestor situatii sunt in circulatie urmatoarele reguli:

• Barbatul va saluta femeia indiferent de varsta si functie, atat in particular, cat si la locui de munca;

• in cazul a doua persoane de acelasi sex, varsta domina functia in viata particulara, dar la locul de munca este invers;

• Daca nu exista nici o deosebire intre cele doua persoane care se intalnesc, cel care este in mers il va saluta pe cel care sta pe loc;

• La intrarea intr-o incapere, cel care intra va saluta primul indiferent de functia sau varsta celor prezenti.

    Alta situatie la fel de controversata precum salutul este data de modul in care se fac prezentarile in acest caz, sunt in vigoare urmatoarele reguli;

• Barbatul este prezentat femeii;

• Cel mai tanar este prezentat celui mai in varsta;

• Gradul cel mai mic este prezentat celui superior;

    Si de la aceste reguli exista unele exceptii:

• tanara este prezentata unui barbat mai in varsta;

• in cazul unei personalitati publice se va pronunta numai titlul nu si numele;

• La o reuniune este prezentata, mai intai, persoana care intra si apoi cei prezenti, dar nu si in cazul in care persoana care intra este o personalitate cunoscuta;

• Primul care ofera cartea de vizita este persoana cu grad mai mare.

    Pentru ca permite evitarea unei deplasari sau a unei scrisori, pentru ca permite un dialog direct si imediat, telefonul este instrumentul ideal pentru   stabilirea   contactelor,   cautarea   informatiilor,   programarea intrevederilor, activitatile comerciale. Este mijlocul de comunicare cel mai utilizat in intreprindere (70% din comunicari se desfasoara la telefon). 

    Convorbirile telefonice reprezinta una din modalitatile de creare a imaginii intreprinderii, perceputa spontan de interlocutor si de aceea trebuie sa li se acorde aceeasi grija ca si decorului de la intrare sau plachetei publicitare.

    Acest instrument de lucru, indispensabil secretarului, trebuie sa se afle la indemana, pe birou sau in apropiere, iar alaturi:

- un carnet si un creion pentru mesaje si note care vor evita repetitiile din partea interlocutorului;

- agenda secretarului si cea a patronului, asezate deschise pe birou;

- diferite anuare alfabetice sau tematice, aflate la indemana, pe o etajera;

- carnetul de adrese si numere de telefon.

    Foarte utila este folosirea functiei mailing pe computer pentru a crea un carnet de adrese mai usor de folosit. Acesta poate avea numeroase intrari: dupa nume, functie, numele societatii, adresa etc.

Capitolul 1

Conceptul de secretariat

Capitolul 2

Atitudinea personalului din secretariate

Capitolul 3

Comportamentul in comunicare  si relatiile de colaborare ale secretariatelor

Capitolul 4

Comportamentul in munca de secretariat privind

Relatiile cu

Interiorul si exteriorul institutiei

Capitolul 1

Baze de date in Microsoft Office Excel

Subcapitolul 1 Liste de date

1.1 Ce este o lista?

1.2. Utilizarea unei liste ca o baza de date

1.3. Crearea unei liste intr-o foaie de calcul 

1.4. Gasirea si afisarea unui subset de date

1.5. Intretinerea unei listi utilizand machete de date

1.5.1. Cum lucreaza o macheta de date?

1.5.2. Elementele unei machete de date

1.5.3. Introducerea unei inregistrari

1.5.4.Gasirea unei inregistrari

1.5.4.Editarea unei inregistrari

1.6. Stergerea unei inregistrari

1.6. Stergerea unei inregistrari

1.8. Stabilirea unei liste pentru un domeniu de cautare

1.9. Cum se sorteza si se filtreaza

Subapitolul 2 Sortare date dintr-o lista

2.1. Executarea unei sortari simple

2.2. Anularea unei sortari

2.3. Sortarea rapida a unei liste

2.3.1. Sortarea dupa o coloana care contine numere sau text si numere.

2.3.2. Ordinea de sortare

2.3.3. Sortarea de la stanga la dreapta a coloanelor dintr-o lista

2.3.4. . Sortarea elementelor dintr-un tabel pivot

2.3.5. Sortarea unei liste care include obiecte grafice

2.3.6. Sortarea datelor selectate

2.4. Utilizarea unei ordini de sortare particularizate

2.4.1. Crearea unei ordini particularizate de sortare

2.4.2. Sortare date din plan

2.5. Sortarea unei liste care are subtotaluri automate

Subcapitolul 3 Filtrarea datelor

3.1. Filtrare liste utilizand AutoFilter (AutoFiltrare)

3.1.1. Aplicare AutoFilter (AutoFiltrare) coloanelor selectate

3.1.2. Gasirea randurilor cu celule sau campuri libere

3.1.3. Gasirea randurilor cu celule ocupate

3.1.3. Stergerea unui filtru

3.1.4. Filtrarea unei liste cu subtotaluri

3.1.5. Folosirea de criterii particularizate cu AutoFilter (AutoFiltrare)

3.1.6. Filtrare liste utilizand criterii complexe

3.1.7. Utilizarea adresele de celula relative sau absolute in criterii calculate

3.1.9. Filtrare randuri sau inregistrari duplicate

3.1.10. Copiere date dintr-o lista in alta foaie de calcul

3.2.1. Utilizarea butonului AutoSum (AutoInsumare) cu o lista filtrata

Subcapitolul 4 Totaluri complexe

4.1. Afisare subtotaluri automate intr-o lista

4.1.1. Pregatirea unei liste pentru subtotaluri automate

4.2. Afisare randuri de subtotal

4.3. Creare totaluri complexe utilizand functii

4.3.1. Adunarea valorilor care indeplinesc un singur criteriu

4.3.2. Numararea valorilor care indeplinesc un singur criteriu

4.3.3. Numararea celulelor libere sau campurilor

4.4. Functii pentru baze de date 

Subcapitolul 5 Tabele pivoot

5.1. Datele pe care le putem utiliza

5.2. Prezentarea pentru afisare doar a detaliilor dorite

5.2.1. Modificarea facila a modului de vizualizare a datelor 

5.2.2.  Crearea diagramelor ce se pot modifica odata cu datele tabelului pivot

5.3. Cum lucreaza un tabel pivot

5.4. Calculul campurilor de date

5.5. Filtrarea vizualizarii datelor prin campurile pagina

5.6. Crearea de tabel pivot

5.6.1. Pasi pentru crearea unui tabel pivot simplu

5.6.2. Specificarea tipului de sursa de date

5.6.3. Specificarea pozitiei sursei de date

5.6.4. Crearea unei machete a tabelului pivot

5.6.5. Selectarea destinatiei foii de calcul si afisarea optiunilor

5.7. Salvarea datelor cu macheta tabelului pivot, crearea unui tabel pivot

5.7.1. Particularizarea campurilor, datelor si a machetei

5.8. Creare tabel pivot dintr-o lista sau baza de date din Microsoft Excel

5.9.Utilizarea unei liste filtrate sau care contine subtotaluri efectuate automat.

5.10. Utilizare date externe pentru creare tabel pivot

5.10.1. Utilizarea lui Microsoft Query pentru crearea unui tabel pivot

5.11. Tabele de baza de date externa

5.11.1. Memorarea datelor externe sub forma de lista in Microsoft Excel

5.11.2. Modificarea interogarii pentru un tabel pivot

5.12. Centralizare date din zone multiple intr-un tabel pivot

5.12.1. Specificarea pozitiei zonelor foii de calcul in Pivot Table Wizard (Asistent tabel pivot)

5.12.2. Denumirea campurilor si a elementelor in tabelul pivot terminat

5.12.3. Crearea propriilor campuri pagina

5.12.4. Utilizarea datelor dintr-un tabel pivot existent

5.12.5.Utilizarea datelor dintr-un tabel pivot in acelasi registru de lucru

5.12.6. Utilizarea datelor dintr-un tabel pivot in alt registru de lucru

5.13. Convertirea unui crosstab (tabel de insumare) din Microsoft Excel versiunea 4.0 intr-un tabel pivot (actualizare tabel pivot)

5.13.1. Reimprospatarea unui tabel pivot creat din date sursa Microsoft Excel

5.13.2. Reimprospatarea unui tabel pivot creat cu Microsoft Query 

5.13.3. Extragerea unui instantaneu de date intr-un tabel pivot

5.14. Creare diagrama dintr-un tabel pivot

5.14.1. Crearea unei diagrame dintr-un tabel pivot

5.14.2. Crearea unei diagrame plecand de la un tabel pivot cu campuri pagina

5.15. Cum se poate particulariza un tabel pivot

5.15.1. Adaugare si eliminare date intr-un tabel pivot

5.15.2. Adaugarea unui rand, coloana sau camp pagina

5.15.3. Eliminarea unui camp rand, coloana sau pagina

5.15.4. Includerea unui camp de date suplimentar

5.15.5.Eliminarea unui camp de date

5.16. Modificare vizualizare date utilizand campuri pagina

5.16.1. Afisarea paginilor

5.16.2. Afisarea datelor combinate pentru toate elementele dintr-un camp pagina

5.16.3. Utilizarea mai multor campuri pagina

5.16.4. Afisarea paginilor pe foi de calcul separate

5.17.Lucrul cu totaluri intr-un tabel pivot

517.1. Ascunderea si afisarea totalurilor generale

5.18. Stabilire format si editare tabel pivot

5.18.1. Stabilire format pentru un tabel pivot

5.19. Schimbare mod de calcul intr-un tabel pivot

5.19.1. Schimbarea functiei de insumare pentru un camp de date

5.19.2. Afisare detaliu pentru cel mai din interior rand sau coloana

5.19.3. Ascundere si afisare detaliu pentru toate elementele dintr-un camp

5.19.4. Afisarea datelor sursa pentru o celula din zona datelor

5.19.5. Grupare elemente intr-un camp al tabelului pivot

5.19.6. Gruparea elementelor selectate

5.19.7. Centralizare date

5.19.8. Centralizarea dupa pozitie

5.19.9. Centralizarea dupa categorie

5.19.10. Centralizarea dupa categorie, atunci cand se doreste colectarea datelor similare

5.19.11. Legarea datelor centralizate

520. Lucrul cu centralizarea

5.20.1. Despre zone destinatie

5.20.2. Stabilirea formatului zonei destinatie

Capitolul 2

Despre baze de date in Micresoft Office Access