Organizatorul banqueting va desfășura pe piața muncii activități privindorganizarea serviciilor de protocol, planificarea activităților de servire înbar și în restaurant și realizarea unei decontări operative privind serviciileprestate. Alături de activitățile specifice, Organizatorul banquetingvalorifică competențele cheie de comunicare, atât cu persoanele cu care intrăîn contat cât și în cadrul echipei de lucru, competențele de utilizare asofturilor specifice și, nu în ultimul rând, va aplica continuu tehnici deîmbunătățire a calității la locul de muncă, de lucru în echipă și de dezvoltaredurabilă.

Adaptarea la noile cerinţe ale economiei de piaţă, presupune însuşirea acelor competenţecare să dezvolte în rândul elevilor înaltul profesionalism, iniţiativa,perspicacitatea, abilitatea de a opera eficace într-un cadru economic dinamicşi concurenţial.

Calificarea profesională Organizator banqueting – urmăreşte formarea la viitorii absolvenţia unor abilităţi legate de:

•Identificarea oportunităţilor de piaţă

•Realizarea unei oferte de mărfuri conform nevoilor şi cerinţelor consumatorilor

•Identificarea celor mai bune surse de finanţare pentru desfăşurarea activităţii

•Utilizarea bilanţului contabil pentru informarea, analiza şi previzionareaactivităţilor prin calculul principalilor indicatori economico-financiari.

Înainte să vă gândiți cum să organizați evenimentul, trebuie să aveți o viziune foarte clară cu privire la motivul pentru care vreți să creați acest eveniment, precumși la ceea ce vă doriți să obțineți prin intermediul acestuia. Formulareascopului evenimentului este prima etapă a oricărei strategii de planificare șimanagement a unui eveniment, întrucât vă oferă posibilitatea de a vă îndreptaeforturile și acțiunile în direcția stabilită.

Este foarte important să țineți cont de preferințele și interesele persoanelor pe caredoriți să le invitați la eveniment, pentru că în cele mai multe dintre cazuri,audiența reprezintă un factor determinant în ceea ce privește succesulevenimentului.

În cazul încare nu dispuneți de mulți bani sau în cazul în care evenimentul este unul de omare amploare, puteți recruta voluntari care să vă ajute. Este important săstabiliți de la bun început responsabilitățile fiecărui membru al echipei și săsupravegheați munca acestora, pentru a vă asigura că totul decurge conformplanului.

Resursele financiare reprezintă motorul planificării unui eveniment, întrucât doar dupăce vă gândiți cât de mult ați fi dispuși să cheltuiți cu acest eveniment putețidemara acțiunile în vederea organizării sale. Pentru a vă mări bugetul, putețicontacta sponsori care ar putea fi interesați de investirea într-un evenimentde genul celui pe care doriți să îl organizați.

Alegeți locația în funcție de numărul invitaților și specificul evenimentului. Să nu uitați de faptul că locația trebuie să fie într-o zonă în care se poate ajungecu ușurință, astfel încât să vă asigurați că veți avea un număr mare departicipanți.

Să țineți cont de faptul că dacă vreți ca evenimentul să aibă loc în timpul săptămânii,acesta trebuie stabilit după ora 18:00, astfel încât să poată ajunge toțiinvitații, chiar și cei care lucrează, și nu ar trebui să țină mai mult de ora22:00.

Fără aceste trei resurse esențiale, evenimentului dumneavoastră îi va lipsi „sarea șipiperul”. Contactați mai multe companii de catering, mai mulți fotografiprofesioniști și DJ, astfel încât să puteți compara ofertele lor și să alegețicele mai bune variante, ghidându-vă după raportul calitate-preț, precum și dupăspecificul evenimentului pe care îl organizați.

După ce ați stabilit toate detaliile menționate anterior, este timpul să trimiteții nvitațiile prin curier sau prin poștă, prin e-mail, telefonic sau personal, înfuncție de evenimentul pe care îl organizați. Alegeți sau creați un model deinvitație care să fie în ton cu tipul evenimentului și nu uitați ca pe aceastasă se regăsească numele evenimentului, locația, data și ora la care se vadesfășura acesta, precum și un număr de telefon pentru RSVP.

Este important să vă stabiliți un obiectiv realist cu privire la numărul persoanelor care vorveni la eveniment și nu uitați să contactați invitații pentru a primiconfirmarea lor cu privire la participarea la eveniment.

Dacă nu dispuneți de un buget prea mare și dacă evenimentul nu este unul de mareamploare, ar trebui să vă concentrați atenția pe transmiterea mesajelor cuprivire la eveniment pe diverse platforme online. Cea mai utilizată rețeasocială pentru promovarea evenimentelor este Facebook-ul, însă aveți grijă săcreați un eveniment privat, pe care îl pot vedea doar cei care au fostinvitați, deoarece altfel riscați să fiți puși în situația extrem de neplăcută dea vă trezi cu un număr foarte mare de participanți pe care nu i-ați invitat șinu îi doreați la eveniment.

Acestea două reprezintă elementele în jurul căruia se învârte procesul de planificare,motiv pentru care trebuie verificate permanent. Timpul trebuie urmărit pentru afi siguri că sunteți în grafic cu organizarea, iar costul trebuie ținut subsupraveghere pentru a nu se depăși estimările făcute la începutul planificăriiși, în cazul în care se întâmplă acest lucru, să fie găsită rapid o soluțiepentru a fi remediată această problemă.

      Așadar, începeți să planificațievenimentul din timp, pentru a fi siguri că aveți la dispoziție atât resurselemateriale, cât și cele umane, și că veți avea suficient timp să rezolvațiproblemele care pot apărea pe parcurs, astfel încât evenimentul să fie unulperfect.