Organizarea de evenimente constă în procesul de organizare a unui festival, congres, conferință, ceremonie, competiție, expoziție sau petrecere. Organizarea evenimentelor presupune bugetarea, stabilirea datelor, selectarea și rezervarea unei locații pentru eveniment, obținerea autorizațiilor necesare, coordonarea transportului și a parcării.
În funcție de natura evenimentului organizarea poate să includă:
• elaborarea unei teme sau concept a/al evenimentului,
• stabilirea decorului și a elementelor de entertainment,
• coordonarea completă cu locația aleasă și serviciile oferite de către această (electricitate și alte utilități),
• aranjamentele de decor, mese, scaune, echipe de suport și securitate, catering, elemente de signalistică, parcare, curățenie.
Firmele care activează în acest domeniu sunt, de cele mai multe ori, specializate pe tipuri de evenimente: evenimente private, evenimente corporate, evenimente publice de tipul concertelor, festivalurilor, etc.
Ce este foarte important să afli de la început?
• Data și ora la care va avea loc evenimentul (sunt foarte importante anotimpul si momentul zilei)
• Felul acestuia: privat (nuntă, botez, logodnă, aniversare etc.) sau corporate
• Numărul de persoane
• Tema: fantezie, glamour, rustic etc.
• Tipul servirii meniului: self-service sau sitting, cu adaptarea la tema și tipul evenimentului
• Tipul de invitați: copii/adulți, proporția tineri / vârstnici, proveniența (urban / rural)
• Momentele artistice agreate: DJ, band, foc de artificii, animatori
• Date generale despre buget
• Necesar de servicii auxiliare: transport, cazare, aranjamente florale, iluminat, foto / video, candy bar, bartending etc.
• Datele de contact complete ale persoanelor de decizie: nume, telefon, e-mail etc
