Noţiunea de corespondenţă include forma scrisă pe care o iau relaţiile dintre două sau mai multe persoane (de obicei sub forma unor scrisori). După cum scrisorile se adresează unor persoane juridice, sau fizice, acestea alcătuiesc subiectul corespondenţei oficiale sau private.
Corespondenţa oficială cuprinde totalitatea scrisorilor şi actelor, care circulă între persoane juridice sau între o persoană fizică şi o persoană juridică, în scopul stabilirii unor relaţii între ele.
Între o scrisoare şi act există următoarele deosebiri:
• scrisoarea este o comunicare adresată în scris unei persoane; actul este o dovadă scrisă prin care se constată un fapt, se reglementează o obligaţie etc.
• actul are titlu, scrisori purtătoare de titlu se întâlnesc mai rar;
• actul are specificat în cuprinsul său titularul în folosul căruia se face constatarea;
• majoritatea actelor sunt tipizate; în cazul scrisorilor, tipizarea este rar întâlnită;
• scrisorile sunt înregistrate în Registrul de intrare-ieşire; actele au numere proprii de ordine, pe baza cărora se ţine evidenţa emiterii şi circulaţiei lor (în Registrul de intrare-ieşire sunt înregistrate scrisorile însoţitoare ale actelor);
• scrisorile pot fi redactate şi semnate de orice funcţionar cu delegaţie de corespondent; actele nu pot fi întocmite şi semnate decât de funcţionari investiţi printr-o dispoziţie expresă a unui act normativ cu aceste drepturi;
• actul circulă de la autor la beneficiar însoţit de o scrisoare; când nu se foloseşte scrisoarea însoţitoare, actul nu poate fi înmânat beneficiarului decât prin luare de semnătură;
Sfera corespondenţei oficiale este largă, ea cuprinzând probleme cu conţinut economic, juridic, administrativ, diplomatic etc. Distanţele dintre partenerii de afaceri, problemele care apar, ulterior încheierii tranzacţiilor, fac necesară comunicarea prin intermediul corespondenţei oficiale.
De remarcat că predominant este conţinutul economic al scrisorilor oficiale ca urmare a unei economii diversificate şi în continuă dezvoltare.
Importanţa activităţii de corespondenţă constă în faptul că:
• este un element de bază pentru stabilirea relaţiilor între unităţile economice, între persoanele fizice şi persoane juridice care sunt obligate să-şi rezolve anumite probleme în comun;
• oferă posibilitatea consemnării scriptice a unei activităţi;
• constituie un element de înregistrări contabile;
• serveşte ca probă în justiţie;
• permite, prin asamblarea scrisorilor ce privesc o anumită problemă, constituirea unui ciclu de corespondenţă ce oglindeşte apariţia, modificarea sau stingerea unor relaţii între persoane juridice sau între persoane fizice şi persoane juridice;
• devine o bogată sursă de documentare prin constituirea unui fond arhivistic redând stadiile evoluţiei raporturilor economice, precum şi ale evoluţiei vocabularului din domenii diferite de activitate.
