Activitate de baza in viata cotidiana de afaceri, caci un manager, un secretar sau un asistent managerial petrece o buna parte a timpului de lucru schimband informatii cu alte persoane, fie ca e vorba de vizitatori, de sefi sau de alti colaboratori – primind si emitand permanent informatia - comunicarea a fost primul instrument spiritual al omului in procesul socializarii sale.

      Comunicam pentru a ne transmite ideile, sentimentele, emotiile, parerile pentru a influenta, pentru a ne corela in activitatile comune, pentru a obtine randament maxim in tot ceea ce intreprindem.

      Conform MICULUI DICTIONAR ENCICLOPEDIC – « a comunica » (fr. lat. communicare – a fi in legatura cu…) are un inteles larg – a face cunoscut, a da de stire, a informa, a instiinta, iar despre comunitati sociale – a se pune in legatura cu…, a vorbi cu …, a fi in legatura cu…, a duce(conduce) la …, derivatul « comunicare » insemnand actiunea de a comunica si rezultatul ei, instiintare, stire, veste si chiar « prezentare, intr-un cerc de specialisti, a unei lucrari stiintifice ».

In realitate, ea inseamna mai mult decat un simplu transfer de mesaje – inseamna intelegere, colaborare, ascultare, comuniune, impartasire de idei, transpunere.

        A sti de ce si cum sa te exprimi, a sti sa pui o intrebare, sa asculti, a sti sa formulezi si sa reformulezi, a sti sa nu te complici si sa te transpui in locul interlocutorului, a sti aproape totul despre tine constitue tot atatea detalii care apartin domeniului comunicarii. In acest context, orice specialist trebuie sa stie sa comunice eficient, aceasta putandu-se invata si exersa cu rabdare, cu perseverenta pentru ca totul inseamna « comunicare »

    Cei ce doresc sa comunice mai eficient, au nevoie de instrumentarul corespunzator. Comunicarea este un domeniu atat de firesc al vietii noastre, incat, de multe ori, uitam cat de mult tact si flexibilitate sunt necesare in cadrul acesteia.

Comunicarea este o arta! Cei ce au invatat sa-si formuleze, directionat si adecvat, problemele, sunt suverani, isi ating obiectivele si evita conflictele inutile. Ce se petrece, de pilda, in mintea partenerului de discutie, atunci cand i se  raporteaza ceva, ce tehnici retorice trebuie  aplicate in calitate de bun orator, care este deosebirea dintre semnalele verbale si cele nonverbale, ce factori inflenteaza procesul de comunicare, care sunt caracteristicile unui bun climat de discutie, de ce este atat de important sa avem un bogat suport teoretic si ce functie au discutiile constructive de raportare in viata profesionala cotidiana?

        Iata intrebari la care voi incerca sa raspund in paginile urmatoare, raspunsurile ajutand la depasirea obstacolelor mici si mari atat in tratarea colegilor, cat si a clientilor. Este insa nevoie, totodata, de o buna intelegere a locului si a rolului secretariatului in activitatea orcarei firme, intrucat abordarea temei este facuta din perspectiva activitatii de secretariat – un element important pentru succesul unei secretare constand in abilitatea de a lucra cu oamenii, scopul fiind crearea unei imagini care sa mareasca reputatia firmei.

        Responsabilităţile ei sunt foarte mari, secretara fiind cea care se ocupa si cu rezolvarea problemelor personalului executiv, luand decizii atat in legatura cu persoanele, cat si cu problemele specifice. Secretara poate realiza o legatura vitala intre executiv si personalul reprezentant al executivului si, in acest rol cheie, trebuie sa faca o buna inpresie in contactele cu persoanele din interiorul sau din exteriorul organizatiei.

        Comunicarea este definita, in general, ca o transmitere de informatii de catre o sursa (emitator) unuia sau mai multor destinatari (receptori), prin intermediul unor canale si mijloace de comunicare, sub forma mesajelor simbolice (codificate) si transmiterea unui mesaj (raspuns) de la receptor (emitator) la emitator (receptor).

      Pentru ca angajatii firmelor sa-si rezolve eficient sarcinile, ei trebuie sa invete sa se adreseze directionat si sa comunice firesc, pe scurt si pregnant, cele necesare. Ca receptori de informatii, ei trebuie sa fie capabili sa discearna exact cele transmise de partenerii de discutie.

        Modelul comunicarii, prezentat in schema, poate ajuta in  analizarea discutiilor, prevenind astfel neintelegerile inutile. Acest model va incuraja in prezentarea intentiilor de discutie in concordanta cu obiectivele si va motiva secretarul sa fie deschis, curios, receptiv la multiplele mesaje care i se transmit, printre randuri, in cursul fiecarei zile de lucru.

        Este persoana care iniţiază comunicarea. El deţine informaţia, de el depinde modul de codificare a informaţiei, el alege canalul şi mijlocul de comunicare, el este, de asemenea cel care alege receptorul (receptorii), dar nu poate controla pe deplin nici receptorul (receptorii) nici factorii perturbatori.

        Comunicarea este influenţată şi de poziţia pe care o ocupă interlocutorul în cadrul grupului sau organizaţiei. Astfel, la nivelul emiţătorului, un mesaj se va prezenta diferit, după cum acesta este un superior, un subaltern sau un prieten al receptorului.

      Simplul act de formulare si de transmitere unui mesaj nu poate fi egalat cu eficienta. Calitatile profesionale ale emitentului sunt evaluate din punct de vedere a cunostintelor legate de materia  sau  de continutul activitatii profesionale, dar nu si din punctul de vedere al capacitatii de comunicare, astfel incat nu este de mirare ca exista persoane – emitatori competenti in domeniul lor de specializare, dar care nu pot interactiona datorita unor capacitati insuficente de comunicare

        Constă în selectarea anumitor simboluri, capabile să exprime semnificaţia unui mesaj. Cuvintele, imaginile, expresiile feţei sau ale corpului, semnalele ori gesturile se constituie în simboluri ale comunicării. Dar cuvintele şi gesturile pot fi interpretate greşit.  Sensurile nu sunt inerente cuvintelor. Spre exemplu cuvântul “câine” este un simbol în limba română asociat animalului din specia caninelor.  Acest simbol poate fi folosit, însă, pentru a transmite mesaje diferite. Mesajul “Eşti un câine” transmis unui om, departe de a fi măgulitor, asociază omului simbolul răutăţii, încăpăţânării, agresiunii. “Credincios ca un câine” este mesajul prin care se vehiculează devotamentul nemărginit al acestui animal faţă de stăpânul său.

        În lumea simbolurilor o privire încruntată poate arăta nesiguranţa, neplăcerea, încordarea; pe stradă lumina verde a semaforului este simbolul cuvântului “liber”.

        Aceste simboluri sunt, însă, ambigue, ele putând fi interpretate diferit de oamenii nefamiliarizaţi cu ele sau aparţinănd altor culturi. Aşa se explică de ce acţiuni, gesturi, expresii cu anumite semnificaţii, pot fi înţelese greşit de către receptor.

        Inainte de a putea transmite un mesaj, vorbitorul trebuie sa aiba o motivatie, privind subiectul si scopul comunicarii. De aceea, vorbitorul parcurge un proces - adesea inconstient - de cautare, care ajuta la activarea tuturor datelor relevante pentru tema tratata. Fulgerator, se culeg, se interconecteaza si se ordoneaza logic informatiile. In continuare, ideile sunt transpuse in cuvinte, ordonate conform regulilor gramaticale. Apoi, aparatul vocal - compus din torace, gat, corzi vocale, gura, limba sj buze - transpune datele colectate in unde sonore, care se transmit de gura vorbitorului, la urechile ascultatorului. Vobitorul incearca sa confere cuvintelor expresia necesara, prin folosirea mimicii si a gesticularii.

        Informatiile transmise trebuie apoi preluate si apoi  prelucrate de creierul ascultatorului care receptioneaza semnalele si interconecteaza mesajul cu experienta sa proprie. Simultan, ascultatorul transmite - constient sau nu - semnale, care contin, la randul lor informatii privitoare la efectul mesajului, valoroase pentru un vorbitor atent.

      Este usor de inteles ca in cadrul unui proces atat de complex se pierd, nu sint corect intelese sau sunt gresit interpretate unele informatii. Cu alte cuvinte, probabilitatea ca ascultatorul sa reconstituie in creierul sau ideile vorbitorului, conform cu originalul, este mult mai mica decat cea a unui castig maxim la loterie.

        Limba nu poate decat sa incerce transmiterea reprezentarilor umane care stau, cu adevarat, la baza lor. Imaginile mentale care apar depind de foarte multi factori individuali, de pilda - de varsta, de experienta de viata, de educatia si instruirea ascultatorilor.

        Constă în deplasarea mesajului codificat de la emitent la receptor şi cuprinde:

        Este simbolul sau ansamblul simbolurilor transmise de emiţător receptorului. Puţine mesaje sunt atât de simple cum par; unii specialişti vorbesc de “text” şi “muzică”. “Textul” este acea parte deschisă şi vizibilă a mesajului, concretizată cel mai adesea prin cuvinte, “muzica” este partea ascunsă a aproape fiecărui mesaj. Ea decurge în general din relaţia existentă între emiţător şi receptor. Una din cele mai comune cauze ale eşecului în comunicare provine din faptul ca intenţiile emiţătorului nu sunt percepute corect de către receptor. Pentru a reduce la minimum riscurile este necesar să:

• stabilim exact care este scopul comunicării;

• ţinem seama de personalitatea receptorilor;

• formulăm cât mai simplu şi concis mesajul.

Pentru afi mai eficient, un mesaj trebuie sa indeplineasca mai multe cerinte, printre care cele mai semnificative sint:

• tonul corespunzator;

• alegerea corespunzatoare a cuvintelor;

• structura gramaticala corecta;

• unitatea si coerenta ideii.

In plus fata de selectarea informatiilor (CE trebuie comunicat) , a doua decizie majora este cea privind modul CUM trebuie construita informatia . Acest subiect important se refera de obicei la ton .Toti am intilnit situatii in care un mesaj a fost judecat nu in functie de ceea ce a comunicat, ci dupa modul in care a fost facuta comunicarea (tonul vocii). Altfel spus, cu totii am " citit printre rinduri " un mesj . In aceste situatii se poate vorbi despre un mesaj neexprimat, creat de emitator, numit cuvint sau o propozitie bine alese , bine plasate , reprezinta de multe ori diferenta dintre un mesaj receptionat cu succes si unul receptionat necorespunzator. In selectarea cuvintelor trebuie avut cu precadere in vedere urmatoarele :

Mesajele trebuie examinate cu atentie pentru a fi siguri ca fiecare cuvint este potrvit, functional, adaugind prin aceasta un plus de valoare mesajului . Unele persoane folosesc anumite cuvinte pentru a impresiona pe cineva si nu pentru a exprima ceva. Acesta este un criteriu incorect de alegere a cuvintelor deoarece implica o lipsa de coerenta si de continut a mesajului care poate degenera intr-un abuz al emitatorului fata de receptor.

        Este calea pe care se transmit informaţiile şi e adesea inseparabil de mesaj, trebuind să fie adecvat scopului acestuia.