Ergonomia ca stiinta ofera cunostintele necesare adaptarii lucratorilor la munca pe care o presteaza, pentru obtinerea unui randament superior. Modificarile esentiale intervenite in procesele de munca, aparitia unor ramuri dustriale noi, introducerea rapida a noilor cuceriri ale stiintei si tehnicii, indeosebi ale electronicii si technicii de calcul, incorporarea intr-o masura crescanda a muncii intelectuale in activitatea curenta, au largit mult sfera de preocupari a ergonomiei. Urmare a acestor realitati, solicitarea preponderata in munca omului nu mai apartine sistemului muscular, ci a sistemului nervos central, Iar, daca avem in vedere munca pecifica in secretariate, vom observa ca lucratorii din acest domeniu, din ce in ce mai multi, tin seama de binefacerile ergonomiei, si-au intensificat preocuparile de cunoastere si aplicare a notiunilor de baza ale acestei stiinte. 

        Este stiut ca o mare parte din viata omul si-o petrece la locul de munca. De aici rezulta importanta ergonomiei, care are drept scop sa cerceteze si sa arate modul in care trebuie conceputa si efectuata fiecare operatie sau lucrare in procesul muncii.

         Ergonomia sintetizeaza anumite principii ce decurg din management, din stiintele tehnice, din psiho-sociologie, biologie si altele, in vederea aplicarii lor la asigurarea si imbunatatirea conditiior de munca si de viata si la formarea profesionala a personalului.

        Privita exclusiv prin specificul muncii secretariatelor si deci a persoanelor incadrate in acest domeniu, indiferent de functia indeplinita (secretar-sef, dactilograf, stenodactilograf, operator, functionar etc.) notiunile de ergonomie vizeaza conceperea si folosirea aparaturii din dotare : masini de scris (manuale sau electrice), dictafoane, copiatoare, calculatoare, imprimante, a mobilierului adaptat ergonometric, amenajarea birourilor si salilor de lucru, in asa fel incat personalul sa obtina maximum de eficienta cu mini¬mum de oboseala pe tot parcursul unei zile de munca. 

        in mod practic, ergonomia se inscrie in procesul complex de organizare stiintifica a muncii secretariatelor, care se rasfrange pozitiv asupra intregii activitati a unitatilor corespunzatoare. Din aceasta perspectiva sunt aplicate, intr-o normalitate a momentului, a locului si domeniului de activitate, elemnte ale ergonomiei de conceptie, de corectie si de marketing.

         De la caz la caz, de la o unitate la alta, in raport de posibilitatile materiale, de complexitatea proceselor de productie si nu in ultimul rand de intelegerea adevaratului rol al secretariatelor, se procedeaza tot mai mult la majorarea si dotarea acestora cu aparatura tehnica, electronica adecvata, cu mobilier ergonomie, cu instalatii de aer conditionat si multe altele. Oricat de mari ar parea sumele pentru achizitionarea unor calculatoare, copiatoare, a birourilor si scaunelor ergonomice, se va observa ca intr-un timp relativ redus ele se vor amortiza prin operativitatea executarii lucrarilor, prin randamentul deosebit obtinut in procesul muncii, prin ambianta si placerea omului de a lucra in aceste conditii avand drept consecinta cresterea profitului firmei. Este deosebit de placut sa observi cat de repede raspunde un secretar-sef la comenzile managerului apeland la baza de date din calculator, la imprimanta sau la copiatorul alaturat pentru a oferi intr-un timp scurt informatiile solicitate. De asemenea este placut sa observi cum, cu un scaun ergonomic (pe rotile) un functionar se deplaseaza cu usurinta de la calculator la imprimanta, la copiator, la fisier, la telefon, in raport de solicitarile de moment.

      Toate acestea amplifica o serie de trasaturi ale personalului din secretariate, precum: flexibilitatea, rationalitatea, sensibilitatea, prompititudinea in decizie, initiativa si entuziasmul in munca.

        In fond, secretariatele ne apar tot mai mult ca o oglind a afirmei, prin care se poate vedea esenta organizarii si eficientei ei. De regula, numai prin secretariate se ajunge la manageri si la toate celelalte structurii de  organizare interioara. Dupa felul cum sunt dotate si dupa modul cum isi etaleaza capacitatea de a actiona, secretariatele pot sa scada sau sa consolideze reputatia institutiilor in care fiinteaza.

 

        Capacitatea de munca este determinata de posibilitatile pe care le are organismul uman de a efectua o munca intr-un timp cerut, la un nivel calitativ constant, fara a prejudicia sanatatea.

in munca de secretariat, capacitatea de lucru este un rezultat al echilibrului dintre persoana respectiva si ambianta creata.         Pe parcursul unei zile de lucru, eficienta umana este influentata indeosebi de durata si numarul sarcinilor executate, de deciziile luate sau de numarul si viteza de prelucrare a informatiilor primite.

       Activitatea umana in timpul de lucru depinde, mai intai, de tonusul psihic si muscular, iar apoi de stimulii externi si respectiv de functiile acestora: informarea si activarea.

     Referitor la capacitatea de munca a personalului care lucreaza in secretariate circula unele pareri sau „insinuari" potrivit carora aceasta activitate ar fi „usoara" si deci nu ar trebui sa i se „acorde" o asemenea importanta. Din pacate, asa gandesc pana si unele persoane care intentioneaza sa se angajeze pentru a lucra intr-o munca de secretariat, considerand ca este un loc „caldut" si fara raspunderi deosebite.

       Se intelege ca avem de-a face cu o gandire total gresita, deoarece capacitatea de munca si posibilitatile de evaluare a ei constituie si aici, in cadrul secretariatelor, una din problemele esentiale ale factorilor de decizie, in vederea organizarii eficiente a muncii, a prevenirii aspectelor de suprasolicitare a organismului si deci a asigurarii sanatatii personalului.

      Intr-o alta ordine de idei, se impune sublinierea ca, si in cadrul secretariatelor. In influientarea si determinarea capacitatii de munca intervin anumiti factori a caror pondere tine de o serie intreaga de variabile. Si aici, activitatea profesionala, viata de familie si cea sociala constituie tot atatea domenii ale caror aspecte sunt, in acelasi timp, complementare.

1.Factorii fiziologici, care dau constitutia morfo-functionala a omului exercitiul, antrenamentul, oboseala, sexul, varsta, starea de sanatate;

2. Factorii mediului de munca (fizici, chimici, biologici);

3. Factorii psiho-educationali printre care se afla: nivelul de pregatire profesionala si de cultura generala, starile emotive, aptitudinile, interesul fata de munca, vointa si altele;

4. Factorii psiho-sociali, culturali, economici, printre care intelegem relatiile interumane, organizarea timpului liber, interesul material etc.

      Deosebit de importanta este preocuparea generala pentru adaptarea personalului din secretariate la specificul locului de munca. De aceea, cu ocazia interviurilor in vederea angajarii pe posturile vacante se pune un accent deosebit pe calitatile necesare persoanelor ce urmeaza sa lucreze in secretariate si deci, pe convingerea ca cei selectionati vor face fata sarcinilor ce li se vor incredinta. Pentru mai multa siguranta angajarea se face, in cele mai multe cazuri pe o perioada de proba pentru a se verifica in ce masura persoanele in cauza se pot adapta muncii pe postul ocupat.

       in etapa actuala cand secretariatele au inceput sa fie dotate cu mijloace de lucru putem vorbi deopotriva, atat de adaptarea personalului la o asemenea activitate complexa, cat si la unele aspecte care vizeaza oboseala in munca.

       Pe buna dreptate se pune intrebarea: Ce este oboseala in general? si ce se intelege prin oboseala specifica unei secretare? O definitie autorizata a oboselii in munca este formulata si dezvoltata, in mai multe variante si in raport de anumite domenii de activitate, in cadrul medicinii muncii si al educatiei sanitare a personalului muncitor. Astfel, cercetatorii din domeniu considera aparitia oboselii in organism ca fiind determinata de efortul fizic si/sau intelectual depus de om in procesul muncii, intr-un timp relativ indelungat.

         Este un fapt bine cunoscut ca problema oboselii organismului omului reprezinta o preocupare importanta a fiziologilor, medicilor, igienistilor si a altor specialisti. in acelasi timp, aceasta preocupare a devenit o adevarata problema sociala, un atribut de baza al managerilor. Covarsitoarea majoritate a specialistilor impartasesc ideea ca oboseala apare ca o insumare a diferitelor solicitari (fizice si nervoase etc.) la care este supus omul intr-o unitate de timp.

     Referindu-ne la specificul muncii din secretariate putem afirma cu certitudine, bazati si pe o experienta proprie acumulata pe parcursul a zeci de ani, ca aici lucrurile nu sunt deloc simple, asa cum apar la prima vedere, pentru persoane neavizate si uneori rau intentionate.

        Dimpotriva, in ultimii ani, ca urmare a aplicarii cuceririlor tehnico-stiintifice in toate domeniile, respectiv a parcurgerii procesului Complex de trecere la privatizare si la economia de piata, munca in si prin secretariate a cunoscut o amploare deosebita. in consecinta, a crescut considerabil atat efortul fizic, cat si cel intelectual al acestor oameni si deci oboseala in organismul omului este inerenta.

        Factorii de solicitare a personalului din secretariate in timpul muncii sunt asemanatori cu cei de solicitare a oamenilor din domenii productive. Dintre acestia enumeram: microclimatul, iluminatul, zgomotul, intensitatea si durata zilei si saptamanii de lucru, factorii psihici, (unele conflicte intre colegi, monotonie in munca etc), alimentatia nerationala sau neritmica.

      Nu dorim sa exageram, dar se impune mentiunea ca oboseala personalului din secretariate are un rol nefast in activitatea de zi cu zi a unitatii, manifestadu-se prin: scaderea atentiei, stari de nervozitate fata de colegi si mai grav fata de clienti, intarzierea predarii unor lucrari, in final scaderea eficientei muncii.

       Fenomenele enumerate mai sus apar atat din motive obiective cat si subiective. Avem in vedere cresterea volumului de munca datorita dezvoltarii actuale"faptul ca marea majoritate a personalului din secretariate este detinuta de femei, iar ele sunt in acelasi timp salariate, sotii si mame solicitate sa faca fata cu bine in toate situatiile (si nu reusesc intotdeauna).

      Sunt inca persoane in cadrul secretariatelor care nu dispun de pregatirea profesionala necesara-aeestei activitati, nu stapanesc inca aparatura moderna din dotare, nu manifesta dorinta de a face eforturile necesare pentru a se integra si a face fata noilor conditii.

        Solicitarile si izbucnirile nervoase sunt determinate de cele mai multe ori de lipsa unor conditii de munca normale, si anume: prezenta in aceeasi incapere a unui numar prea mare de persoane, efectele sonore rezultate din convorbirile telefonice, din functionarea masinilor de scris, sau cele provocate de discutiile purtate la intamplare, fara menajamente intre colegi.

      Toate acestea demonstreaza necesitatea unor preocupari intense ale conducerilor unitatilor pentru asigurarea ambiantei de lucru corespunzatoare, asigurarea disciplinei la locul de munca, a unei eficientei maxime si a rationalizarii activitatii, a protectiei muncii.

          Viata profesionala din zilele noastre este saraca in miscare si artificiala. Multi profesionisti sunt inconjurati de tehnica moderna de birou, copiatoare automate, plante din mase plastice, instalati de climatizare, automate de tot felul si telefoane care suna  mereu,

        in aceasta atmosfera, trebuie ordonat, prelucrat, arhivat si transmis fluxul  informational cotidian, creiereie trebuind sa fie turate la maximum. S ne inchipuim ca se convoaca o sedinta, ba trebuie decalat un termen; apoi trebuie parcurse acte, luate semnaturi si , fireste, rezolvata scriptologia pe computer. Multe din aceste lucrari necesita o atentie concentrata. Nu se admit erorile - timpul este scurt si pretios!

        SI CE FACE CORPUL NOSTRU intre timp? Acesta este asezat intr-un fotoliu de birou comod, ergodinamic - si este silit sa ramana, lungi perioade de timp, in aceeasi pozitie. Apoi lasam sa fie transportat, pe verticala, de ascensoare, pentru a-l aseza, apoi, din nou, in fata computerului. Dupa programul de lucru mergem acasa cu masina, unde permitem corpului nostru sa stea comod, in fata televizorului.

        Nu trebuie insa sa uitam, ca in ciuda multor comoditati oferite de societatile performante, supratehnologizate, noi traim in corpuri adaptate genetic condi¬tiilor de mediu de acum 30 000 de ani. Corpurile noastre au nevoie de multiple prilejuri de a se misca, pentru a ramane sanatoase pe termen lung.

     Ce anume putem face la locurile de munca, pentru a beneficia de recreerea necesara? Cum putem contracara (supra)solicitarile cotidiene? Care este semnificama durerilor si a celorlalte semnale emise de corp? Ce exercitii putem practica, pentru a ne ameliora sanatatea si a pentru a preintampina stresul? Ce neloare are folosirea actine a pauzelor?

     Chiar daca multi oameni nu constientizeaza aceast fapt in toiul activitatii cotidiene, corpul uman se bazeaza pe conlucrarea atenta si cooperanta cu ratiunea.

       Este evidenta conlucarea care trebuie realizata intre atentia pentru calitatea muncii depuse si conservarea starii de sanatate a corpului uman in viata cotidiana si profesionala. 

       Ne putem intreba, cum obisnuiesc oameni contemporani, care desfasoara, de regula o munca intelectuala sau cel putin fara necesar de efort fizic, fara sa aiba o alimentatie corespunzatoara si retionala, isi verifica la medic starea de sanatate, doar in caz de boala, caz in care de mult sunt instalate efectele nocive a unei astfel de vieti.

      Sfarsitul de mileniu, cu omniprezenta si imperioasa lui cerinta de prestatii, are ca efect obiceiul multora de a-si suprasolicita corpul, fara a tine cont de nevoile de hrana, compensare, ingrijire si pauze de odihna. Dar ce se intampla cu organismul uman in astfel de conditii, vreme indelungata, tara menajamente? Va prezenta, mai intai, fenomene de uzura si la urma se va prabusi!

      Sanatatea este unul dintre cele mai frumoase daruri din partea naturii. Din pacate, preleveaza comportamentul oamenilor de a se preocupa de buna stare a sanatatii abia cand nu se simt bine sau cand sunt deja bolnavi. Adesea, ei acorda mult prea tarziu atentie semnalelor de avertizare, transmise de corpurile lor. Chiar si atunci multi dintre ei se tarasc, cu greu, prin viata de zi cu zi, inainte de a se decide sa apeleze la ajutorul medical si sa inceapa sa preia responsabilitatea pentru propria sanatate.