Conducerea oricărei unităţi economice presupune cunoaşterea stării tuturor elementelor componente .Sistemul informaţional reprezintă, din punct de vedere tehnic, ansamblul informaţiilor, surselor şi nivelelor consumatoare , canalelor de circulaţie, procedurilor şi mijloacelor de tratare a informaţiilor din cadrul unei activităţi sau organism economic, social, sau cultural .

        Sistemul informaţional economic reprezintă un ansamblu organizat şi integrat al principiilor, metodelor, mijloacelor şi procedeelor utilizate într-o unitate pentru culegerea, înregistrarea, prelucrarea, stocarea şi/sau transmiterea, analiza şi valorificarea informaţiilor economice necesare organelor de conducere în vederea luării deciziilor. 

Din această definiţie rezultă că sistemul informaţional este alcătuit dintr-o serie de activităţi precum :

• culegerea

• selecţionarea  

• prelucrarea

• păstrarea

• transmiterea informaţiilor .

     Adoptarea unor decizii corecte nu este posibilă fără a dispune de un sistem informaţional bine organizat, care să funcţioneze operativ şi să ofere date necesare cu privire la problemele studiate. Sistemul informaţional, de la care se cere raţionalitate şi operativitate, trebuie să furnizeze managerilor datele necesare pentru transpunerea în practică a deciziilor . 

      În vederea realizării obiectivelor fundamentale a unităţii patrimoniale este necesară nu -numai existenţa resurselor umane, materiale şi financiare ci şi combinarea optimă a lor şi cunoaşterea cerinţelor mediului extern (clienţi, furnizori, diverşi creditori şi debitori, stat etc. ) şi intern (personalul salariat). În acest scop sistemul informaţional trebuie să indeplinească anumite funcţii :

• funcţia decizională;

• funcţia operaţională;

• funcţia de documentare.

Funcţia decizională exprimă scopul sistemului informaţional de a pune la dispoziţia personalului competent informaţiile necesare luării deciziilor. În vederea realizării acestei funcţii sunt folosite informaţii atât din interiorul unităţii patrimoniale cât şi din exteriorul acesteia. În general această funcţie foloseşte informaţiile de raportare.

Funcţia operaţională urmăreşte operaţionalizarea hotărârilor decidenţilor, în vederea realizării obiectivelor unităţii. Această funcţie presupune folosirea informaţiilor de conducere.

Funcţia de documentare a sistemului informaţional exprimă menirea gnoseologică, în virtutea căreia se înregistrează o serie de informaţii ce vor îmbogăţi cunoştinţele personalului şi care numai ulterior, este posibil să fie utilizate pentru a lua decizii sau pentru efectuarea anumitor operaţii. În condiţiile ritmului rapid al progresului tehnic, al ştiiinţei în general, această funcţie devine din ce în ce mai importantă . 

      Sistemul economic reprezintă un ansamblu de elemente interconectate prin relaţii de natură tehnologică, economică, informaţională şi alte tipuri în funcţie de un scop obiectiv sau servind aceluiaşi ţel .          

       Privit din punct de vedere organizatoric, sistemul economic este compus din trei subsisteme  care interacţionează între ele :

• subsistemul de conducere (decizional), ce are rolul de a conduce activităţile ce se desfăşoară în cadrul întreprinderii pentru realizarea obiectivelor stabilite, constituind regulatorul întregului sistem;

• subsistemul operaţional, ce are menirea de a executa operaţiunile din cadrul activităţii desfăşurate ca urmare a unei decizii, folosind resursele stabilite conform obiectivelor;

• subsistemul informaţional, ce asigură legătura în ambele sensuri între cele două sisteme (decizional-operaţional) având ca suport organizarea administrativă şi care reprezintă ansamblul de procedee şi mijloace pentru colectarea, prelucrarea şi transmiterea informaţiilor . 

        O proprietate importantă a sistemelor este că şi subsistemele se comportă, la rândul lor, ca sisteme(autonome), ceea ce le conferă o independenţă relativă în cadrul macrosistemului şi permite analistului să le desluşească şi să folosească mai bine proprietăţile şi caracteristicele specifice. Ţinând cont de acest aspect în continuare ne vom referi la subsistemul informaţional sub denumirea de sistem informaţional .

    Prin sistemul informaţional, constituit, în principal din compartimente administrative , se realizează conexiunile oriozontale şi verticale între celelalte sisteme. Procesele informaţionale leagă procesele de execuţie de cele decizionale. Sistemul informaţional asigură legătura între sistemul de conducere şi sistemul operaţional prin intermediul informaţiei astfel :

• prin transmiterea deciziilor, luate de decidenţii unităţii, sistemului operaţional , aceste informaţii fiind informaţii de conducere ; 

• prin  transmiterea rezultatelor obţinute de activitatea operaţională în urma aplicării deciziilor luate de decidenţii unităţii, aceste informaţii fiind informaţii de raportare .

       Sistemul informaţional pentru conducerea unităţii economice poate fi definit ca un ansamblu ierarhizat de procese informaţionale prin intermediul cărora se asigură conexiunile informaţionale dintre sistemul de conducere şi sistemul condus, dintre elementele componente ale acestui sistem, dintre unitatea economică şi sistemul economico-social de ansamblu, în scopul realizăriide către unitate a obiectivelor proprii în concordanţă cu obiectivele generale ale societăţii, în condiţii de maximă eficienţă.

        În definirea sistemului informaţional se operează cu noţiunile de flux informaţional şi circuit informaţional.

      Fluxul informaţional reprezintă totalitatea informaţiilor transmise, într-un interval de timp determinat, de la o sursă de informaţie la un receptor, printr-o mulţime de canale informaţionale.Un sistem informaţional cuprinde mai multe fluxuri informaţionale, precum şi o mulţime de conexiuni ce se stabilesc între diferitele componente ale acestora. În raport cu locul unde ele se există, fluxurile se pot clasifica în:

• fluxuri informaţionale la nivel macroeconomic;

• fluxuri informaţionale la nivel microeconomic.

Fiecare dintre aceste fluxuri se împarte în:

- fluxuri orizontale,  vizând compartimente ale întreprinderii sau centre de decizie de acelaşi nivel;

- fluxuri verticale care pornesc de al un nivel ierarhic inferior la un nivel ierarhic superior, formând ceea ce se numeşte piramida informaţională.

        Se mai pot distinge : fluxuri informaţionale pentru intrări de date, pentru ieşiri de date şi pentru prelucrarea datelor .

      La nivel de întreprindere , fluxurile informaţionale pot fi clasificate în conformitate cu funcţiile întreprinderii, şi anume: cercetare-dezvoltare, de producţie, de resurse umane, comercială şi financiar-contabilă. De altfel, însuşi sistemul informaţional al întreprinderii este constituit din subsisteme informaţional-decizionale în raport cu funcţiunile unităţilor economice .

     Circuitul informaţional reprezintă itinerariul parcurs de informaţii de la locul culegerii lor până la locul de utilizare a acestora. Această circulaţie include parcurgerea tuturor operaţiilor din momentul apariţiei datelor până în momentul declanşării unei acţiuni. Întrucât mesajul informaţional este definit de mulţimea informaţiilor transmise simultan de la o sursă la receptor, printr-un canal, rezultă că circuitul informaţional reprezintă o succesiune a mesajelor informaţionale interdependente, transmise prin canale adiacente între surse şi receptori.

      Operativitatea circulaţiei informaţiilor este condiţionată, printre altele, de lungimea circuitelor informaţionale, lungime ce este determinată atât de structura funcţională şi organizatorică a unităţii economice, cât şi de nivelul de centralizare a conducerii.

     În cadrul sistemului informaţional, majoritatea covârşitoare a informaţiilor sunt colectate, prelucrate şi vehiculate pe suporţi de informaţii şi care formează ceea ce denumim în mod obişnuit sistemul de evidenţă a întreprinderii, ce poate fi împărţit în trei mari categorii:

• sistemul de evidenţă tehnico-operativă

• sistemul contabil

• sistemul statistic

Sistemul informaţional poate fi structurat în funcţie de mai multe criterii :

• din punct de vedere funcţional ;

• din punct de vedere organizatoric ;

• din punct de vedere al naturii rezultatelor încorporate .

       Privit din punct de vedere funcţional, sistemul informaţional este structurat în trei componente: planificarea ( bugetarea) economico-financiară, evidenţa economică şi legislaţia economico-financiară. 

     Aceste componente constituie un tot unitar întrucât evidenţa economică este organizată tinând cont de legislaţia în vigoare iar planificarea activităţii se realizează pe baza informaţiilor furnizate de evidenţa economică şi cu respectarea legislaţiei în vigoare .

    Privit din punct de vedere organizatoric, sistemul informaţional este format din unităţi organizate corespunzător operaţiilor la care sunt supuse datele şi informaţiile care circulă în cadrul sistemului: unităţi de înregistrare-culegere a datelor în momentul şi la locul producerii fenomenelor şi proceselor economice; unităţi de transmitere şi introducere a datelor în unităţile de prelucrare; unităţi de prelucrare ; unităţi de redare a rezultatelor prelucrării(informaţii) şi unităţi de stocare a datelor şi informaţiilor.  

Din punct de vedere al naturii rezultatelor încorporate, sistemul informaţional economic curpinde :

• informaţii cu caracter previzional şi de decizie, cum sunt programul tehnico-economic al unităţii; programe şi calendare de lucru bugetul de venituri şi cheltuieli , calculaţia costurilor normate, rezultate ale controlului economico-financiar, decizii strategico-tactice care caracterizează traiectoria organizaţiei pe perioade medii şi lungi de timp;

• informaţii neutrale, cu caracter analitic folosite la fundamentarea previziunilor şi urmărirea realizărilor. Astfel de informaţii sunt conţinute în documentaţia tehnico-economică privind tehnologiile de fabricaţie şi de realizare a investiţiilor sub formă de norme de muncă, normative de personal, liste de preţuri, cataloage şi nomenclatoare etc.

• informaţii de evidenţă economică, de la consemnarea operaţiilor tranzacţionale şi documente primare şi până la obţinerea situaţiilor de sinteză . În procesele informaţionale aferente, informaţiile de evidenţă economică se obţin în cadrul evidenţei operative şi contabile. Între contabilitatea aplicată şi sistemul infromaţional economic există un raport ca de la parte la întreg, ca şi între datele şi informaţiile contabile şi cele economice. Prin urmare, putem aprecia că informaţia contabilă este o informaţie economică specifică, particulară, rezultată din prelucrarea datelor contabile prin metode , procedee şi instrumente de lucru specifice  .

     Sistemul informatic este o parte a sistemului informaţional al unei entităţi, mai precis acea parte a sistemului informaţional care foloseşte pentru culegerea, prelucrarea, memorarea şi transmietrea informaţiilor calculatoarele electronice. Întrucât, în prezent, se utilizează pe scară largă calculatoarele şi echipamentele electronice cuplate la acesta, majoritatea sistemelor informaţionale cuprind şi  sisteme informatice .

      Sistemul informatic are un rol foarte important datorită faptului că managerii, în condiţiile concurenţei acerbe care există la ora actuală pe piaţă şi a globalizării mondiale, au nevoie de informaţii cât mai corecte şi în timp util. Sistemul informatic este mai puţin predispus spre greşeli în transmiterea informaţiilor, spre deosebire de sistemul informaţional care nu foloseşte calculatorul electronic, eliminând astfel o parte din riscul de a furniza informaţii eronate.

       Sistemele informatice au la bază "principiul introducerii unice a datelor şi a prelucrării multiple a acestora, în concordanţă cu specificul subsistemelor şi aplicaţiilor componente, ceea ce conduce la conceptul de sistem informatic integrat sau total''.

        Din punct de vedere fizic, prelucrarea integrală este asigurată de o reţea  locală de calculatoare, care prelucrează o colecţie unică de date sub multiple variante de prelucrare, în raport de funcţiile unităţilor economice şi de cerinţele conducerii acesteia . Din punct de vedere logic, prelucrarea integrată este subordonată specificului activităţii economice, a regiilor autonome sau societăţilor comerciale, prin intermediul unor colecţii locale de date (baza de date locală) sau colecţii distribuite de date (baze de date distribuite). 

Sistemele informatice pot fi clasificate în funcţie de mai multe criterii dintre care menţionăm: domeniile de activitate cărora li se adresează, gradul de concentrare sau dispersare a capacităţilor de prelucrare şi memorare a datelor, modul de tratare a lucrărilor ş.a.m.d.

În funcţie de domeniul de activitate căruia i se adresează sistemele informatice pot fi : economice, ştiinţifice, de documentare, de inginerie tehnologică etc.

În funcţie de gradul de concentrare/dispersare a capacităţilor de prelucrare şi memorare a datelor, distingem: sisteme concentrate şi sisteme  distribuite.

Dezvoltarea tehnologiei calculatoarelor electronice, în primele două decenii de la apariţia acestora a fost orientată către realizarea unor capacităţi de calcul şi de memorare tot mai mari, concentrate în sisteme independente cu potenţial din ce în ce mai ridicat. Ca urmare a cestui fapt, s-au dezvoltat sistemele concentrate, care au toate capacităţile care cooperează pentru prelucrarea datelor pe o arie restrânsă şi nu presupun o abordare specială din punct de vedere al realizării lor. Dezvoltarea telecomunicaţiilor a permis realizarea unor reţele de calculatoare pe arii întinse capabile să prelucreze şi să transmită rapid informaţia. Apariţia minicalculatoarelor a determinat realizarea unor sisteme interactive bazate pe terminale dispersate geografic şi pe reţele de comunicaţie. Creşterea nevoilor de informare în timp real a determinat conectarea treptată a staţiilor de lucru în reţea pentru preluarea şi transmiterea informaţiilor între ele. În acest fel s-s ajuns de la reţele de comunicaţie şi de calculatoare electronice izolate la sisteme distribuite, caracterizate prin:

• partajarea funcţiilor de memorare date şi prelucrare pe un complex de calculatoareşi linii de comunicaţie ;

• executarea unor prelucrări complexe în mai multe puncte(multiuser);

• minimizarea timpului de răspuns;

• preluarea integrală a sarcinilor unui calculator defect de către alt calculator din reţea;

• extinderea capacităţilor de calcul şi de memorie prin modularizare;

• prelucrarea completă a tranzacţiilor locale de către un procesor local, care memorează datele şi programele de aplicaţie;

• transmiterea către calculatorul central numai a datelor centralizate privind tranzacţiile prelucrate.

În funcţie de modul de tratare a lucrărilor, sistemele informatice se clasifică în: sisteme informatice cu prelucrări în loturi (batch), sisteme informatice cu prelucrări on-line, etc.

  Sistemele informatice cu prelucrări în loturi se caracterizează prin preluarea informaţiilor şi afişarea informaţiilor obţinute printr-o culegere anterioară, pe un alt sistem de calcul sau pe sistemul în cauză.

Sistemele informatice cu tratare on-line acceptă intrări direct de la sursele de date aflate la distanţă şi redă direct rezultatele prelucrărilor acolo unde acestea sunt necesare. Sisteme on-line trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:

• preluarea datelor se face pe relaţia directă terminal-calculator;

• suporturile de stocare a datelor să fie cu access direct, iar actualizarea datelor de pe suporturi să se facă on-line;

• sistemul să fie orientat pe dialogul interactiv dintre om şi calculator.

Sistemele de prelucrare on-line diferă foarte mult între ele ca nivel de complexitate. Astfel, gama aplicaţiilor sistemelor on-line este foarte largă, ea incluzând:

• sisteme în timp real;

• sisteme de access multiplu;

• sisteme conversaţionale;

• sisteme de comandă. 

Ciclul de viaţă al sistemele informatice începe din momentul începerii activităţii de proiectare şi se termină în momentul înlocuirii lui cu un alt sistem informatic. Ciclul de viaţă al sistemelor informatice are două faza distincte :

• proiectarea şi realizarea sistemului informatic;

• exploatarea sistemului informatic.

Proiectarea şi realizarea sistemului informatic este acea parte din  ciclul de funcţionare, care asigură definirea conceptuală şi tehnică a sistemului informatic şi elaborează documentaţia de proiectare, exploatare şi întreţinere, în vederea punerii în funcţiune la nivelul unităţii economice.

Exploatarea sistemului informatic este acea parte din ciclul de funcţionare care asigură utilizarea efectivă a sistemului prin prelucrarea automată a datelor din unitatea economică..

Proiectarea şi realizarea sistemelor informatice sunt oportune în cazul sistemelor informatice noi sau pentru dezvoltarea, modernizarea sau întreţinerea celor existente . În ultima variantă, proiectarea şi realizarea se desfăşoară în paralel cu exploatarea curentă a sistemului informatic, care face obiectul modernizării şi expoatării.