Este cert faptul că în ultima perioadă se remarcă o evoluţie din ce în ce mai accelerată a economiei în ansamblul ei, evoluţie susţinută de apariţia  unor noi idei  de afaceri, a unor noi societăţi, de dezvoltarea şi perfecţionarea celor deja existente.

        Totuşi, sunt numeroase obstacolele şi riscurile ce apar cu ocazia lansării unui proiect de investiţie sau, cum este cazul nostru, a unei noi întreprinderi. Unul dintre cele mai importante pericole îl reprezintă lipsa de transparenţă. Sunt destul de multe persoane care nu au răbdare să înceapă o afacere, doar cu o vagă idee despre ceea ce au de gând să facă.        Eventual, ele vin cu o idee de afaceri şi încep să o discute cu prietenii, cunoştinţele, sau cu alţi oameni de afaceri. Aceasta este momentul în care antreprenorul are nevoie de un plan de afaceri şi este nevoie de realizarea unei planificări a afacerii.

        Planul de afaceri constituie un instrument indispensabil întreprinzătorilor ce construiesc o afacere sau caută parteneri, managerilor ce propun proiecte noi altor persoane sau instituţii de finanţare, instituţiilor ce gestionează fonduri de investiţii din toate domeniile de activitate şi astăzi aceste proiecte tind să devină din ce în ce mai importante şi complexe.

       Planul de afaceri reprezintă un sistem complex bazat pe interdependenţă şi care reflectă de o manieră accesibilă ideea de afaceri şi evoluţia acesteia în timp. Rolul său este nu numai de a demonstra că afacerea merită finanţată, ci şi de a ghida întreprinzătorul începând cu primul an de operare a afacerii. Suplimentarea lui înseamnă control şi adaptare în funcţie de evoluţia reală. Acest control exercitat de-a lungul derulării afacerii va viza toate elementele critice ale entităţii economice (stocurile, costurile de producţie, controlul calităţii, vânzările, plăţile efectuate etc.). ceea ce este foarte important este ca documentul să nu sfârşească pe fundul unui sertar odată ce finanţarea a fost primită şi afacerea demarată. 

        Planul de afaceri este un document de reflectare a activităţii întreprinderii pe un anumit interval de timp, de regulă 12 luni, luând în calcul şi perioada următoare de la 2 până la 5 ani, aşadar el nu este totuşi un paşaport pentru obţinerea finanţării, ci o cale de evidenţiere a spiritului antreprenorial şi a ideii de afaceri promovate.

       Planul de afaceri este deci un document scris care descrie natura afacerii, piaţa-ţintă, avantajele pe care afacerea le va avea asupra competitorilor, precum şi resursele şi aptitudinile de care dispun proprietarii afacerii. Pentru întocmirea lui este necesar să se analizeze cu atenţie produsele sau serviciile oferite, competiţia, resursele financiare necesare şi alte detalii operaţionale.

        În literatura de specialitate se încearcă o definire a planului de afaceri după cum urmează: „Planul de afaceri este un instrument al prezentului elaborat prin aproximaţii succesive, utilizând experienţa şi realizările din trecut ale firmei pentru a proiecta în mod realist calea spre viitor. El apare drept scopul cel mai avantajos şi realizabil compromis între ceea ce doreşte şi ceea ce poate să facă firma respectivă”.

        Dacă nu se acordă suficientă atenţie planificării afacerii, redactării şi prezentării rezultatului obţinut, atunci mai mult ca sigur că destinatarii planului de afaceri vor trata de o manieră similară ceea ce li se prezintă drept plan de afaceri.

        În consecinţă, una din primele sarcini ce trebuie îndeplinite pentru a demara o afacere – şi care este de cele mai multe ori cea mai dificilă – este  de a concepe un plan de afaceri. Pregătirea lui cere timp şi efort – între 100 şi 300 ore – în funcţie de natura afacerii şi de cantitatea de informaţie avută la dispoziţie. 

       Se cunoaşte că 50% din afacerile de anvergură redusă falimentează în primii 2 ani. Prima cauză este reprezentată de insuficienţa capitalului, a doua – de înţelegerea redusă a pieţei. Pregătind un plan de afaceri, dobândim o imagine pertinentă a pieţei pe care evoluăm, a competitorilor pe care-i avem, şi ne vom da seama dacă ideea noastră de afaceri este fezabilă financiar. Fiecare afacere îşi are punctele sale sensibile care trebuie evaluate împreună cu toate corelaţiile în care intră acestea, dar prin planul de afaceri se  obţine nu numai o analiză elementelor individuale ci şi o imagine de ansamblu asupra întregii afaceri.

        Pregătirea unui plan de afaceri este un fenomen dinamic aflat într-o permanentă îmbunătăţire, unele potenţiale surse de finanţare dorind să vadă îmbunătăţiri ale planului, idei noi sau cifre de ultima oră – în cazul în care firma face deja  afaceri. 

1. culegerea informaţiilor necesare (preţuri, concurenţi, furnizori, date tehnice, juridice etc.);

2. planificarea efectivă a activităţii respective – alegerea strategiei potrivite şi găsirea căilor de atingere a obiectivelor stabilite;

3. redactarea planului (etapa de alegere a formei optime de prezentare către destinatar a rezultatului etapei anterioare).

        Conceptul unei afaceri reprezintă o idee intangibilă. Dar când afacerea se concretizează într-un plan de afaceri scris, ideile, conceptele, previziunile şi cercetările devin tangibile, pot fi văzute şi examinate.

        Planul de afaceri apropie ideea  de afaceri de realitate – fapt ce reprezintă un avantaj psihologic foarte mare. Planul de afaceri are 4 funcţii:

a) de cristalizare şi dezvoltare a ideilor privitoare la cum ar trebui condusă afacerea;

b) de realizare a unor evaluări respective a performanţelor reale ale unei afaceri  de-a lungul timpului;

c) de evaluare a unei noi idei de afaceri;

d) de a obţine finanţare.

Funcţia de cristalizare şi dezvoltare a ideilor privitoare la cum ar trebui să condusă afacerea presupune planul de afaceri, să stabilească metodele e atingere (îndeplinire) a acestora, să identifice riscurile implicate. Astfel, alocarea resurselor se va face, după criterii de maximizarea eficienţei, strategiile sunt cizelate, afacerea este examinată din toate punctele de vedere (marketing, producţie, suport financiar), iar greşelile sunt comise mai degrabă pe hârtia decât în realitate. Planul de afaceri ne arată cât şi când vom avea nevoie, permiţând compararea unor alternative strategice şi alegerea celei mai eficiente.

Funcţia de realizare a unei evaluări retrospective a performanţelor reale a unei afaceri de-a lungul timpului presupune identificarea cauzelor, direcţiei şi aptitudinii abaterilor de la plan, precum şi modalităţile de acţiune a companiei în viitor. Managerii şi întreprinzătorii îşi vor îmbunătăţi experienţa profesională şi cunoştinţele, vor fi mai puţin expuşi unor pericole neprevăzute, vor supraveghea şi controla performanţele întreprinderii şi vor fi în măsură să ia măsuri corective în timp util atunci când realizarea obiectivelor este ameninţată.

Funcţia de evaluare a unei noi idei de afaceri derivă din capacitatea planului de afaceri de a analiza, evalua, compara şi clasifica proiectele de investiţii. Totodată, acest instrument de lucru conferă încredere în forţele proprii, poate compensa lipsa capitalului şi experienţa în cazul în  care aveţi alte avantaje.

Funcţia de generator de finanţare → cei mai mulţi creditori şi investitori vor finanţa firma numai după ce-i vor studia planul de afaceri, vor vedea abilitatea planului de a genera în cărări necesare operaţiunilor zilnice, plăţii datoriilor şi generării profitului. Sursele de capital vor dori să ştie de câţi bani aveţi nevoie, când vom avea nevoie de ei, cum vor fi alocaţi, dacă şi când vom fi capabili să recompensăm afacerea de fonduri. Finanţatorii vor putea aprecia capacitatea conducerii de a diagnostica situaţia prezentă, de a trasa obiectivele viitoare şi de a-şi alege strategia optimă pentru atingerea acestora.

Un plan de afaceri poate fi comparat cu o hartă rutieră – ne arată unde suntem şi unde vrem să ajungem. El cuprinde punctele de reper şi alte elemente ajutătoare pentru orientarea în mediul economic, pregătind în acelaşi timp agentul economic pentru modificările mai sau mai puţin previzibile ale „traseului”.

Nimeni nu se aşteaptă ca afacerea să decurgă întocmai planului, dar înţelegerea şi cunoaşterea procesului de planificarea al afacerii va pregăti afacerea pentru schimbări şi va micşora timpul de reacţie.

Planul de afaceri este primul document scris ce va fi citit de potenţialul investitor sau creditor. De aceea el trebuie să fie scris cât se poate de clar şi convingător. În ultima instanţă, cel care se gândeşte să investească într-o afacere nu va fi convins de complexitatea tabelelor şi amănuntelor furnizate, ci de acurateţea analizei, ideea de sine, gradul de detaliere al planificării, calitatea managementului şi modul în care produsul se transformă în bani.

Un plan de afaceri bine fundamentat va trebui să fie capabil să determine necesarul de capital suplimentar şi momentul în care se va realiza infuzia acestuia, convingând asupra capacităţii solicitatorului de a conduce afacerea. Învestitorii vor să se asigure că s-a făcut o analiză competentă a punctelor slabe şi punctelor tari ale afacerii, a riscurilor şi oportunităţilor asociate. De asemenea, ei vor trebui convinşi că multe riscuri legate indisolubil e afacerea respectivă au fost la niveluri acceptabile.

Deoarece planul de afaceri are rolul de a prezenta afacerea  în faţa destinatarului, stilul de prezentare a planului trebuie urmărit cu atenţie. O scriere confuză sugerează o gândire confuză. Rezultatele bune ale unei planificări valoroase pot fi compromise printr-o prezentare necorespunzătoare. Limbajul folosit trebuie să fie clar, direct, evitând stilul pasiv şi detaliile excesive.

Deseori planul de afaceri este considerat ca un act de fondare a unei afaceri – apreciere eronată, deoarece şi companiile de succes încep în mod frecvent planuri de afaceri. Din considerente de ordin material sau insuficienţă a timpului, firmele mici apelează foarte puţin la planificări, lucru periculos, deoarece un proces continuu de planificare a afacerilor este mult mai important pentru supravieţuirea unei firme mici, decât pentru una mare.

Nu trebuie să uităm să luăm în calcul faptul că un plan de afaceri nu garantează în proporţie de 100% succesul afacerii, el nefiind o schiţă  precisă a evoluţiei întreprinderii. De obicei, realitatea va fi alta decât aşteptările şi estimările noastre. Dacă lucrurile merg prost, trebuie să modificăm strategiile adoptate, adaptându-le la schimbarea condiţiilor. Calea spre succes se poate modifica odată cu trecerea timpului.