Între societatea, respectiv existenţa umană şi procesul comunicării există o relaţie de strânsă dependenţă şi interacţiune. Procesul comunicării joacă un rol major în viaţa cotidiană a fiecărei persoane, începând cu cele mai simple şi continuând cu cele mai complexe activităţi pe care aceasta le desfăşoară. Chiar şi o activitate atât de simplă cum este efectuarea unei călătorii necesită apelarea la numeroase tipuri de comunicare: consultarea programului meteo, invitarea unor prieteni prin intermediul telefonului, obţinerea de numerar din contul bancar prin intermediul unei cărţi de credit, ghidarea cu ajutorul indicatoarelor rutiere, etc.

      Mijlocele de care o persoană se foloseşte pentru a comunica sunt aproape infinite: televiziune, radio, casetofoane, ziare, cărţi, discuţii, întruniri, gesturi, etc. în societatea umană comunicarea este unul din fenomenele de neevitat. Suntem parte a unei lumi care face absolut zilnic apel la cuvântul vorbit (comunicarea orală), comunicarea electronică (atât orală cat şi scrisă), comunicarea nonverbală şi forma tipărită.

     Nevoia unei comunicări efective şi eficiente nu are un caracter de noutate. Necesitatea de a dobândi anumite îndemânări în comunicare a fost recunoscută de secole şi aspectele prezentate în continuare vor sugera atât acest lucru cat şi faptul că inclusiv în prezent acestei necesitaţi îi este acordată o mare importanţă.

       Condiţiile sociale din Grecia antică în care existau legi care prevedeau ca fiecare cetăţean să-şi fie propriul avocat au impulsionat studiul procesului comunicării care îşi are începuturile încă dinaintea erei noastre. În anul 100 îen filosofi romani printre care şi Cicero elaborează primul model al sistemului de comunicare.

Astfel putem aminti faptul că administrarea şi corespondenţa afacerilor au fost introduse ca şi cursuri formale la Universitatea din Florenţa încă din secolul XV. 

      Asociaţia Americană de Management a efectuat un studiu asupra unor manageri pentru a determina ce caracteristici concură la ridicarea gradului de performanţă al unei societăţi. Managerii au specificat comunicarea, managementul resurselor umane, planificarea strategică ca îndemânări necesare obţinerii succesului. Comunicarea este aici conceptul cheie întrucât celelalte două concepte necesită ele însele foarte bune îndemânări în comunicare .

      Harry J. Gray, preşedintele şi directorul executiv al United Technologies Corporation evidenţiază la rândul său necesitatea dobândirii şi dezvoltării unor bune îndemânări în comunicare: "Întrucât tehnologia transformă societatea, îndemânarea de a comunica va fi fundamentală pentru atingerea succesului; fiecare, indiferent de domeniul de studiu sau de activitate va trebui să dobândească abilitaţi de a citi, scrie, ascultă şi vorbi eficient; epoca informaţiilor evoluează, iar abilităţile de a gândi, asculta şi înţelege, de a organiza, analiza, sintetiza informaţia vor fi esenţiale". Toate acestea vor fi tot mai mult evaluate şi apreciate în economia noastră bazată pe o informaţie în plină evoluţie.

        Studiile indică faptul că oamenii îşi petrec aproximativ 75% din timpul de muncă comunicând. Ce înseamnă de fapt comunicarea? Webster defineşte termenul comunicare ca fiind "un act sau o activitate de transmitere a unor mesaje verbale sau scrise; un schimb de informaţii; un proces prin care sensurile sunt transmise între persoane prin intermediul unui sistem de simboluri" .

        Comunicarea în afaceri acoperă ca semnificaţie toate definiţiile prezentate în Webster şi poate fi realizată ca proces prin intermediul mai multor forme: întocmirea de documente de afaceri, inclusiv scrisori, memorandumuri, rapoarte; discuţii, convorbiri, inclusiv interviuri, întruniri, prezentaţii publice şi interacţiuni zilnice la un nivel mai mult sau mai puţin formal; tehnoredactare şi telecomunicaţii; comportament, inclusiv modul în care o persoană "dă" mâna, îşi ocupă locul în timpul unui interviu, se îmbracă, vorbeşte, se mişcă. Orice poate fi un potenţial mesaj; o persoană nu poate să nu comunice.

        Comunicarea poate fi definită aşadar ca fiind procesul de transmitere şi recepţionare de mesaje care pot fi procese mentale (concluzii, gânduri, decizii interioare) sau expresii fizice (gesturi, sunete). Oamenii preiau mesaje, le prelucrează spre a le înţelege şi lansează mesaje pentru atingerea anumitor scopuri. Totodată, tipurile de mesaje pe care le implică comunicarea sunt mesajele verbale şi mesajele nonverbale.

        Termenul de mesaj verbal semnifică un mesaj transmis prin limba scrisă sau prin cea vorbită, adică este exprimat fie în cadrul unor discuţii fie pe parcursul unor scrieri.

     Discuţiile sunt cele mai frecvente căi de transmitere a mesajelor verbale. Acestea includ conducerea, derularea unor întruniri / şedinţe, speech-uri, vânzarea de produse şi servicii, acordarea de consultanţă angajaţilor, soluţionarea unor reclamaţii, derularea unor activităţi de negociere etc. Comunicarea orală este foarte diferită de cea scrisă întrucât oferă mai multe modalităţi de transmitere a mesajului. Comunicând oral se pot corecta imediat aspectele percepute necorespunzător, se pot accentua anumite părţi ale mesajului, clarifica idei, exprima atitudini. Aceasta este probabil explicaţia pentru faptul că oamenii prefera să comunice faţă în faţă sau prin telefon decât în scris.

        Scrierea este o formă mai pretenţioasă de comunicare verbală. Atunci când se scrie, mesajul trebuie transmis clar şi concis încă de prima dată. Îndemânarea de a scrie se dobândeşte în timp şi presupune mai multă creativitate decât cea de a vorbi. Comunicarea scrisă în afaceri este extrem de importantă întrucât e o sursă majoră de documentaţie. Astfel, daca oamenii ar apela doar la mesajele orale ar fi dificil de amintit ceea ce s-a comunicat anterior; de aceea în afaceri o mare importanţă revine cuvântului scris.

        Modul în care mesajele verbale sunt percepute este o consecinţă directă a anumitor îndemânări pe care respectivul receptor şi le-a însuşit. Este vorba de îndemânarea de a audia, citi şi gândi eficient.

       Audierea este îndemânarea în comunicare cea mai puţin utilizată în mod eficient. Când o persoană este în interacţiune faţă - în - faţă cu o alta, este foarte probabil ca la un moment dat aceasta să înceapă să "viseze cu ochii deschişi". Motivul este acela că un individ poate asculta aproximativ 500 de cuvinte / minut; însă cei mai mulţi dintre oameni rostesc aproximativ 125 cuvinte / minut, adică cuvintele sunt rostite de 4 ori mai lent decât s-ar putea asculta. În plus, audierea implică mai mult decât simpla auzire a vorbelor rostite. Presupune aşezarea cuvintelor în perspectiva lor corespunzătoare precum şi urmărirea mesajelor acompaniatoare care pot contrazice sau confirma cuvintele rostite. Audierea implica de asemeni obiectivitate.

        Citirea eficientă este o importantă îndemânare în comunicare. Este esenţială capacitatea de a sumariza un document şi de asemeni capacitatea de a decide imediat ce parte poate avea efecte considerabile şi ce trebuie făcut în legătură cu aceasta.

      Gândirea oamenilor este realizată în termeni verbali. Luarea deciziilor, soluţionarea problemelor, planificarea, organizarea, alte activităţi de afaceri necesită considerabile procese de gândire. În timp ce gândirea verbală poate impune anumite limite asupra creativităţii, aceasta este o formă de comunicare interpersonală utilă în coordonarea celorlaltor îndemânări în comunicare.