Persoanele prevăzute la art. 1 din Legea contabilităţii nr. 82/1991, republicată, consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative, pe baza cărora se fac înregistrări în jurnale, fişe şi alte documente contabile, după caz.
Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
denumirea documentului;
denumirea şi, după caz, sediul unităţii care întocmeşte documentul;
numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
conţinutul operaţiunii economico- financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate;
numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuţii de control financiar preventiv şi ale persoanelor în drept să aprobe operaţiunile respective, după caz;
alte elemente menite să asigure consemnarea completă a operaţiunilor efectuate.
Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.
Documentele contabile - jurnale, fişe etc. - care servesc la prelucrarea, centralizarea şi înregistrarea în contabilitate a operaţiunilor consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:
felul, numărul şi data documentului justificativ;
sumele corespunzătoare operaţiunilor efectuate;
conturile sintetice şi analitice debitoare şi creditoare;
semnăturile pentru întocmire şi verificare.
Înscrierea datelor în documente se face cu cerneală, cu pastă de pix, sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, după caz.
În documentele justificative şi în cele contabile nu sunt admise ştersături, modificări sau alte asemenea procedee, precum şi lăsarea de spaţii libere între operaţiunile înscrise în acestea sau file lipsă.
Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greşite, pentru ca acestea să poată fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corectă.
Corectarea se face în toate exemplarele documentului justificativ şi se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul justificativ, menţionându-se şi data efectuării corecturii.
Înregistrările în contabilitatea sintetică şi analitică se fac pe bază de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator în care sunt înscrise mai multe documente justificative al căror conţinut se referă la operaţiuni de aceeaşi natură şi perioadă.
În cazul operaţiunilor contabile pentru care nu se întocmesc documente justificative, înregistrările în contabilitate se fac pe bază de note de contabilitate care au la bază note justificative sau note de calcul, după caz.
În cazul stornărilor, pe documentul iniţial se menţionează numărul şi data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaţiunii, iar în nota de contabilitate de stornare se menţionează documentul, data şi numărul de ordine al operaţiunii care face obiectul stornării.
Corectarea înregistrărilor făcute în contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate întocmite în acest scop.
Înregistrările în contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor după data de întocmire sau de intrare a acestora în unitate şi sistematic, în conturi sintetice şi analitice, în conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare formă de înregistrare în contabilitate.
Neîntocmirea, întocmirea eronată şi/sau neutilizarea documentelor justificative şi financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancţionează potrivit dispoziţiilor legale.
Reconstituirea documentelor justificative şi contabile pierdute, sustrase sau distruse.
Pentru a putea fi înregistrate în contabilitate, operaţiunile economico-financiare trebuie să fie justificate cu documente originale, întocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme.
Orice persoană care constată pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaţia să încunoştinţeze, în scris, în termen de 24 de ore de la constatare, conducătorul unităţii (administratorul unităţii, ordonatorul de credite sau altă persoană care are obligaţia gestionării unităţii respective).
În termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicării, conducătorul unităţii trebuie să încheie un proces-verbal, care să cuprindă:
datele de identificare a documentului dispărut;
numele şi prenumele salariatului responsabil cu păstrarea documentului;
data şi împrejurările în care s-a constatat lipsa documentului respectiv.
Salariatul responsabil este obligat ca, odată cu semnarea procesului-verbal, să dea o declaraţie scrisă asupra împrejurărilor în care a dispărut documentul respectiv.
Ori de câte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infracţiune, se încunoştinţează imediat organele de urmărire penală.
Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", întocmit separat pentru fiecare caz.
Dosarul de reconstituire trebuie să conţină toate lucrările efectuate în legătură cu constatarea şi reconstituirea documentului dispărut, şi anume:
sesizarea scrisă a persoanei care a constatat dispariţia documentului;
procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii şi declaraţia salariatului respectiv;
dovada sesizării organelor de urmărire penală sau dovada sancţionării disciplinare a salariatului vinovat, după caz;
dispoziţia scrisă a conducătorului unităţii pentru reconstituirea documentului;
o copie a documentului reconstituit.
În cazul în care documentul dispărut a fost emis de altă unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitentă, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitentă. În acest caz, unitatea emitentă va trimite unităţii solicitatoare, în termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit.
Documentele reconstituite vor purta în mod obligatoriu şi vizibil menţiunea "RECONSTITUIT", cu specificarea numărului şi datei dispoziţiei pe baza căreia s-a făcut reconstituirea.
Documentele reconstituite conform prezentelor norme constituie baza legală pentru efectuarea înregistrărilor în contabilitate.
În cazul găsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anulează pe baza unui proces-verbal, şi se păstrează împreună cu procesul-verbal în dosarul de reconstituire.
CUPRINS:
Capitolul I Bazele teoretico-metodologice ale activităţii de distribuţie marfă 3
1.1 Prezentarea activităţii de distribuţie; 3
1.1.1 Conceptul,conţinutul şi rolul distribuţiei; 3
1.1.2 Obligaţiile şi drepturile contabililor, agenţilor , gestionarilor; 9
1.1.3 Tehnici de vânzare; 12
1.2 Aspecte juridice privind activitatea de distribuţie; 16
1.2.1 Contractul de vânzare - cumpărare; 16
1.2.2 Contractul de distribuţie exclusivă; 18
1.2.3 Norme generale privind documentele justificative şi financiar
contabile; 19
1.2.4 Reconstituirea documentelor justificative şi contabile pierdute,
sustrase sau distruse ; 21
Capitolul II Contabilitatea activităţii de transport 23
2.1. Achiziţionarea mijloacelor de transport în leasing financiar; 23
2.2 Amortizarea mijloacelor de transport; 26
2.3 Cheltuieli privind parcul auto; 30
Capitolul III Contabilitatea stocurilor de mărfuri : 34
3.1 Caracterizarea generală a stocurilor; 34
3.2 Marfa – un bun economic; 35
3.3 Organizarea contabilităţii sintetice a mărfurilor; 36
3.3.1 Contul de mărfuri; 36
3.3.2 Contul de diferenţe de preţ la mărfuri; 37
3.4 Organizarea contabilităţii analitice a mărfurilor; 38
3.4.1 Evaluarea stocurilor de mărfuri; 40
3.4.2 Contabilitatea formării stocurilor de mărfuri; 43
3.4.3 Contabilitatea valorificării mărfurilor; 44
3.4.4 Reduceri la preţul de vânzare al mărfurilor; 45
3.5 Etapele inventarierii; 46
3.6 Analiza ratelor de gestiune a stocurilor; 48
Capitolul IV Contabilitatea decontărilor cu furnizorii şi clienţii ; 49
4.1 Noţiuni generale privind datoriile şi creanţele comerciale 49
4.2 Contabilitate decontărilor prin conturile bancare şi casieria unităţii 49
4.3 Analiza ratelor de gestiune a clienţilor şi furnizorilor 52
Capitolul V. Descrierea societăţii 55
5.1 Date generale; 55
5.2 Evoluţie în timp; 58
5.3 Organigrama; 59
5.4 Circuitul documentelor la SC DAG STAR ICE SRL 59
5.5 Prelucrarea informatică a activităţii din unitate 60
Cap. VI Monografie contabilă 65
Concluzii şi propuneri 73
Bibliogarfie
